Perché ci si dimentica
Quasi mai per pigrizia. Il cliente che chiama ha la priorità, mentre quello che non risponde resta in silenzio e nessuno ti avvisa. Così un preventivo inviato bene può spegnersi solo perché nessuno l’ha ricontrollato.
La regola: sempre un prossimo passo
Quando chiudi una telefonata, un incontro o un’email, decidi subito tre cose: cosa farai, con chi e in quale giorno. “Risentire Rossi” non basta; “giovedì chiamo Rossi per la risposta sul preventivo” sì.
Se non c’è un prossimo passo, le possibilità sono due: lo fissi adesso oppure chiudi la pratica. Lasciarla aperta senza data è il modo più sicuro di dimenticarla.
Tre domande ogni mattina
- Chi avrei dovuto sentire e non ho sentito?
- Chi devo sentire oggi?
- Quale cliente aperto non ha un prossimo passo?
Bastano dieci minuti, e funziona con un foglio, un’agenda o un CRM. Vale per chi lavora da solo come per un piccolo team, se è chiaro chi segue chi.
Quando ricontattare
Non esiste un tempo valido per tutti. Di solito funziona meglio concordarlo direttamente: “Quando ti risento?”. Se il cliente indica una data, rispettala. Se non la indica, scegli tu in base al tipo di lavoro e scrivila subito.
Cosa scrivere
Evita “Ti scrivo per sapere se hai novità”. Rendi facile rispondere:
- Dopo un preventivo: “Buongiorno Anna, ha avuto modo di vedere il preventivo? Se qualcosa non torna lo adattiamo. Preferisce sentirci giovedì o venerdì?”
- Dopo un silenzio: “Buongiorno Marco, non vorrei insistere: il progetto è ancora attuale o preferisce che ci risentiamo più avanti? Va bene anche un no.”
- Dopo un lavoro finito: “Buongiorno Sara, a un mese dalla consegna è andato tutto bene? C’è qualcosa da sistemare?”
Se scrivi su WhatsApp o per email a chi non è già tuo cliente, controlla di poterlo fare: i messaggi commerciali non richiesti hanno regole precise.
Con o senza CRM
Con pochi clienti basta un foglio con una colonna “data del prossimo passo”. Con più trattative aperte il problema è ricordarsi di controllarlo, ed è lì che uno strumento aiuta.
In Kliota, per esempio, abbiamo costruito la pagina “La mia giornata” attorno a questa regola: mostra attività scadute e di oggi, e segnala trattative e lead senza un prossimo passo, che fissi con un tocco. Kliota è il nostro prodotto, ma il metodo funziona anche senza.
