Quando Excel va benissimo
Se segui pochi clienti, lavori da solo e riapri il foglio ogni giorno, un CRM rischia di essere solo un’altra cosa da aggiornare. Non cambiare strumento solo perché “si dovrebbe”.
I segnali che è ora di cambiare
- Un preventivo è rimasto senza risposta e non l’hai più ricontrollato.
- Per sapere a che punto è un cliente devi chiedere a un collega.
- Esistono più copie del file e non sai quale sia quella giusta.
- Dal telefono non aggiorni nulla, quindi lo fai la sera, quando te ne ricordi.
- Il foglio non ti avvisa: devi essere tu a ricordarti di aprirlo e filtrarlo.
Nei racconti di consulenti e piccoli studi, il cambio arriva spesso con una ventina di trattative aperte. È un aneddoto, non una regola: conta di più quante volte ti è già sfuggito qualcosa.
Il confronto
| Excel | CRM | |
|---|---|---|
| Costo iniziale | Spesso già incluso | Gratis o abbonamento |
| Promemoria | Li devi cercare tu | Compaiono da soli |
| Lavoro in team | Possibile, ma facile da sovrascrivere | Pensato per questo, con ruoli e storico |
| Dal telefono | Scomodo | Dipende dal prodotto: provalo |
| Flessibilità | Massima | Limitata ai campi previsti |
Se resti su Excel, impostalo così
Una riga per ogni cliente o trattativa, con queste colonne: nome, telefono, stato, valore, ultimo contatto, prossimo passo, data del prossimo passo. Ogni mattina ordina per data del prossimo passo. Se una riga aperta non ha una data, è già un problema. Molti non hanno bisogno di altro, almeno all’inizio.
Come passare senza perdere i dati
- Fai pulizia: togli doppioni e clienti chiusi da anni.
- Salva il foglio in CSV, un formato che quasi tutti i CRM importano.
- Prova l’importazione con dieci righe e controlla che i campi siano giusti.
- Importa il resto e usa il CRM da subito, senza tenere aggiornati due posti.
- Controlla di poter riesportare tutto: è la tua via d’uscita.
